Etkili İletişim ve Sunum Teknikleri

Bir süredir arkadaşlarım bilgisayar sunumları yaparken dikkat edilmesi gereken ipuçlarını soruyorlar. Konuyu biraz daha genişleterek gerek Powerpoint tarzı sunumları, gerekse topluluk karşısında sunum yapma üzerine bilgi vermek istiyorum. Binlerce sunum yapmış biri olarak deneyimlerimi sizlere aktarmaktan keyif alacağım. Yani yine arşivlik ve oldukça detaylı, eğlenceli bir makaleyle karşınızdayız.

Al GORE’u “İklim Krizi” filminde izlerken ve dünyamızın çevre sorunlarını anlattığı ve çok çalıştığı için daha sonra 2007 Nobel Barış ödülü alacak o adamı izlerken, kendi kendime bir Amerikalı gibi “Kahretsin, adam işi çok iyi biliyor” demiştim. Gerçekten de, hazırlanan grafiklerin kalitesi, bilimsel veriler ve bunları sunarken duygulara hitap etmek için ailesinden bahsetmesi, akla hitap etmek için sahneye bir forklift getirip grafikle beraber yükseltmesi inanılmaz sunum teknikleriydi. Yüzlerce kez yaptığı sunumu Dünya Anamızın can çekiştiğini anlatıyordu. İzleyince bu beceriyle Başkanlık seçimini nasıl kaybettiğine inanamadık, politik bir oyun olduğunu düşündük. Gerçekten de eskilerin dediği gibi anlatmak var, anlatmak var.

Öyleyse Al Gore kadar etkili sunum yapmak için karşınızda ipuçları:

ÖN HAZIRLIK – PLANLAMA

1)Neden Sunum Yapmak İstiyorsunuz?

• Bilgi vermek için mi?
• Satış yapmak için mi?
• Tanıtmak için mi?
• İspatlamak için mi?
• Politik amaçlarla mı?
• Eğlendirmek için mi?

Neden yaptığınızı iyi anlamanız çok önemlidir. Başkalarına neden yaptığınızı açıklamanız o kadar önemli değil. Sizin ne yaptığınızı kesin bilmeniz çok önemli. Çünkü size verilecek öğütler herkes için değildir. Her sunumun amacı için özelleşmiş sunum teknikleri vardır.

Bir satıcı ile öğretmen farklı sunum metotları ve araçlarını kullanmak zorundadır. Çoğunlukla sunumu yapan “neden sunumu yaptığını” bildiğini düşünür. Ancak iyice irdeleyince temel nedenin detayları harika ipuçları verebilir. Mesela siz bilgilendirici bir sunumu, hatalı bir şekilde bir politik sunum gibi hazırladığınızı ancak bu özdeğerlendirme ile görürsünüz.

Sorulabilecek diğer önemli soru, “Bu sunuyu sizden başkası aynen yapabilir mi?” Eğer yapabiliyorsa bu işi biraz orta karar yaptığınızı düşünebilirsiniz. Ne zaman ki o sunuyu ancak ve ancak sizin yapmanız gerektiğini söylüyorsa izleyiciler işte o zaman sununuz mükemmmel olmuştur ve nedeninize en uygun sunudur.

2) KİME VE KAÇ KİŞİYE SUNUM YAPACAKSINIZ?

İnanın tüm diğer teknik ayrıntıların dışında, en önemli, “evet en önemli” detay budur. Bütün emekleriniz boşa çıkabileceği gibi, bu maddeyi iyi planlayarak müthiş başarılı da olabilirsiniz.

Soru şu: Siz kime hitap edeceksiniz?

Sizi dinleyecekleri siz mi seçeceksiniz,
başkaları mı seçecek ya da
tesadüfen duyup gelenler mi izleyecek?
Sizi izleyecek olanlar genç mi,
orta yaşlı mı,
enerjik yaşlı mı 🙂
Kadınlar ağırlıkta mı,
yoksa erkek egemen bir topluluk mu,
karma mı,
çocuklar mı,
bir vakıf mı,
yönetim kurulu mu,
iş arkadaşlarınız mı,
olası müşterileriniz mi yoksa
belli bir meslek grubumu?
İzleyiciler Türk mü, Japon mu, Amerikalı mı,

Bu konu web sitesi tasarlayanlardan reklamcılara, medyadan her çeşit iletişimciye kadar herkesin en çok bilmek istediği, ilk sorması gereken sorudur. Hedef kitlenin demografik dağılımı.
“Neden bu kadar önemli?” derseniz, aşağıda üzerinde duracağımız nasıl giyineceğinizden, yapacağınız esprilere, vereceğiniz örneklere ve hatta sunumda kullanılacak yazıitipi, resim ve renklere kadar herşeyi bu madde belirler.

Eğer bu madde önemsiz diyorsanız yani siz müşterinize göre sunum yapmıyorsanız, herhalde evlerin mutfağında füzyon enerjisi üretmenin inanılmaz bir yolunu buldunuz demektir. İster dinlesinler, ister dinlemesinler diyecek kadar da rahatsınız. Ya da “Ben amirim, öğretmenim vb. Mecburlar beni dinlemeye” diyorsunuz demektir ki, her iki durumda da bu makalenin daha müthiş insanlara hitap ettiği kesindir.

Sizin de tahmin edeceğiniz gbi en karışık senaryo, kendileri isterlerse gelecek olan ve demografik olarak, karma gruplara sunum yapmaktır. İnanın sizle hiç ilgisi olmayan pek çok dinamiği dengelemeye çalışan bir ip cambazı gibi soğukkanlı olmanız gerekecektir.

3) SUNUMU NEREDE YAPACAKSINIZ?

Soru garip mi? Oysa profesyonel sunum hazırlayanlar, ya kendileri, ya ekipleri önceden gelip sunum yapılacak odayı, salonu, oditoryumu hatta stüdyoyu incelerler. Bu neden önemlidir? Sözlü sunumlarda ses düzeneği ön sıranın kulaklarını sağır etmemeli, arka sırada oturan rahatça sizi işitmeli görebilmeli ve bilgisayar sunumlarında harflerin ve görsel her çeşit malzemenin büyüklüğü en arkadaki kişinin okumasına göre ayarlanmalıdır. Bu daha detaylı olarak aşağıda yeralıyor. Bunun dışında elde CD – DVD ile sunum için geldiğinizde bir aksilik olmaması için sununun önceden orada denenmiş olması gereklidir.

Eğer hareket edebilen sandalye, koltuk gibi yerlere oturacaklarsa en güzel yerleşim U düzeni denen şekildir.

4) SUNUMU NASIL YAPACAKSINIZ?

Oturacak mısınız?
Ayakta mısınız?
İzleyicilerin arasında mı olacaksınız
Bir seminer şeklinde mi olacak?
Çalıştay / workshop gibi mi olacak?

Bütün bunlar sunumun yapısını belirler. Bir Çalıştay yapıyorsanız insanlar vereceğiniz talimatlara göre gruplar halinde çalışacaksa, birşeyler üreteceklerse sunumunuz mutlaka modüllerden oluşan parçalı bir bütünlük halinde olmalıdır.

Sunumu tek başınıza mı yapacaksınız bir kaç kişi mi olacaksınız? Bir kaç kişi varsa mutlaka provalarla uyum sağlamış olmalısınız.

Sunumu yaparken konuşacak mısınız? Yoksa izleyicilerle beraber izleyip sonra mı konuşacaksınız? Ya da hiç konuşmayacak sunuyla başbaşa mı bırakacaksınız?

Yapılacak en ciddi hatalar sunumu yapanın her slaytı veya elindekini okumasıdır. Lütfen asla okumayın. Sunum yaparak iletişim kurmakla haber sunmak arasındaki fark budur. Siz konuşması gerekensiniz. Elinizde belki hatırlatma notları olabilir ancak temelde tüm odağınız izleyicilerin gözleridir. Onlarla bağınızı koparmayın.

5) SUNUMA GİRİŞ

• Sunuma yüksek sesli bir müzikle girmeyin.
• Tüm salonu karartıp film izleterek konuya girmeyin. İzleyiciler daha yeni geliyor olabilir ve onların girişi nedeniyle hem huzursuzluk hem karmaşa olacaktır o karanlıkta.
• Eğer küçük bir odada sunum oluyorsa içeride beklemeyin. Herşeyi hazırlayın. Sunum hazır olsun. Siz dışarı çıkın ve cidden kaybolun bir kaç dakikalığına. Sonra izleyiciler gelince içeri girin. Yoksa “küçük oda felaketi” dediğim şey (ben uydurdum ama güzel duruyor değil mi 🙂 ) gerçekleşir ve izleyicilerin bir kısımı sonu gelmez sorular sorarak, sizi meşgul ederler. Birazdan anlatacağınız binlerce şey üzerinize üzerinize gelir. Bir kenarda durup put gibi hareketsiz kalamayacağınıza göre bu böyledir. Ancak sahnede sunum yapacaksanız aksine perdenin yakınlarında bulunup izleyicilerin tarzını ve duygu hallerini analiz etmek önemlidir.
• Girişte izleyicilerin beklerken okuması için konuşmacının kim olduğunu çalışmalarını ve özellikle sunumla ilgili özeti içeren basılı materyal dağıtılmasını sağlayın.
• Kapıya kapalı bir kutu koydurun. Bu kartvizit veya iletişime geçme için, yazılı soru yazmak talep ve e-mail bilgilerini vermek isteyenler için güzel bir imkan olur. Daha küçük gruplarla sunu yaparken zaten elden vermeyi tercih edeceklerdir.
• Sunuma girerken onları şaşırtın. Dans edin, zıplayın demek istemiyorum. Bedensel olarak uyanmalarını ve beklentiye girmelerini sağlayan bir heyecan oluşturun. Siz sahnedeyken parlayın. Bu çok sıkıcı bir konuyu bile anlatacaksanız böyle olmalı. Szi o işi seviyorsunuz. Sevginizi salın. Kendi içinizde hissettiğiniz coşkuyu gösterin.
• Ziyaretçilere hoşgeldiklerini söyleyin hatta siz kalkıp onların sınıfına gitmiş ya da kilometrelerce uzaktaki salonlarına gitmiş olsanız bile. Bunun iki yararı vardır. İlk olarak sizin onları görmekten duyduğunuz memnuniyeti onlara hissettirir. Ve onların fiziki yerlerinde misafir bile olsanız, topun sizde olduğunu, sunumu yönetenin siz olduğunu hatırlatır.
• Konuya girerken usta sunumcular genelde gittikleri yere iltifat eden harika bir fıkra ya da neşeli bir izlenimle başlarlar. Birazdan bin kişiyi işten çıkaracağını anlatmak zorunda olan çokuluslu şirketin temsilcisi için de bu böyledir. Unutmayın. Siz tek bir kişisiniz onlarsa çok. Sadece güzel duygularla onları ortaklığa ikna edebilirsiniz.
• Sunuya başlarken hızlı bir özet vermekten çekinmeyin. Bir çok öğrenci teneffüste öğretmenlerini bulup gelecek derste ne yapacaklarını sorarlar. Pedogoglar psikolojik konumlanma için öğrenciye kısa bir özet geçmenin çok rahatlatıcı ve gelecek kaygısını hafifletici olduğunu söylemişlerdir. Dolayısıyla planınızı açıklayın ve saatinize bakın. Şu kadar dakika giriş, şu kadar dakika uygulama, ara şu kadar dakika, ikinci bölüm ve sorularınız sonra kapanış gibi. Bu zamana mutlaka ama mutlaka uyun. Hatta kimi sunumlarda saniye ile tam süre vermeniz izleyicileri müthiş etkileyecek, keyiflendirip, sizin ciddi ve çok deneyimli bu saniyeyi bilecek kadar çok kez anlatmış biri olduğunuzu düşünmelerini sağlayacaktır. Bu ufak hile sizi de düzene sokar elbette.
• Sunuya girişte kimi profesyoneller ve öğretmenler ödülü baştan gösterirler. Yani en sonunda çıktıklarında yüzlerinde oluşacak memnuniyeti ve işlerinde gerçekleşecek başarı veya kazanacakları daha fazla parayı, statü artışlarını gibi. Ödülü baştan göstermek harikadır. Ziyarete gittiğiniz bir arkadaşınızın çocuğuna kocaman bir çikolota hediye etmek gibidir. Hava ısınır, yüzler gevşer ve gülmsemeler başlar 🙂
  Ancak yalan söylemeyin. Abartmayın. %10 luk artış kimileri için zaten harikadır. “%80 başarı artışı” yalanı, daha ilk dakikada işinizi bitirir. Aniden salondan çıkanlar olduğunu görürseniz, “Palavracı Avcının vurduğu tilkinin kuyruğunun ne kadar uzun olduğunu” anlatan o ünlü fıkrayla özür dileyin 🙂 Fıkrayı bilmiyor musunuz? Üzgünüm anlatmamı beklemeyin. Benim sunumum şu anda dürüstçe gidiyor. Yalan söylediğim an anlatırım 🙂
• Sunuya kapalı bir kutuyla girmek, merak uyandıran bir nesne kullanmak, harika bir dikkat toplayıcıdır. Bunu 3. sınıflar için yaptığım hayalgücü ve dünyanın her yerinden garip şeyler sunumumda kullanmıştım. İnanır mısınız, bir sene boyuncak kutunun içindekini sordular :)Bu bir dosya da olabilir. Piyasa da az bulunan bir eğlence cihazı olabilir. Bunu konuyla bağlantılı olarak hazırlamanız şaşırtıcı olacaktır.
• Elbette eğer varsa takdimci kullanın. “Büyük uzman”, “bizleri kırmayıp gelen”, “alanında harikalar yaratan”, “herkesin sevdiği” vb.. Gülmeyin ama tüm sahne şovlarında etkisi güçlüdür ve sahne sanatlarında çok kullanılır.
• Sunudan önce ağır yemeyin gazlı içecek içmeyin hafif ve canlı olun. İyi uyuyun. Ulaşabileceğiniz bir yerde su olmasını sağlayın.

6) SUNUMDA OLASI SORUNLAR

DUYGUSAL SORUNLAR
Heyecan, kaygı, el terlemesi, sesin çatlaması, hafıza kayıpları, bedende donakalma gibi duygusal karmaşa yaşıyorsanız bu çok normaldir. Bunu kabul edin. Büyük hatiplerin bir çoğu bunu yaşamıştır ve heyecanlanmayan bir konuşmacı aşırı monotondur. Heyecanlandığınızda her çeşit sakinleştirme girişimi daha beter yapacaktır durumu.

Sahnede sunum yapmak, hatta bazen açığınızı arayan bir grupla, çatışmadan, bir sunumu tamamlamak, sadece insan sevgisi ve özgüvenle olur. Ancak kibirle değil. Herkes sizin ünvanlarınızı biliyor zaten. Bunları göze sokar gibi anlatmanın tek yararı kendilerini rahatsız hissetmeleri olur.

Dolayısıyla aşırı heyecanı gidermek için, bir sunu öncesi sizi dinleyeceklerle el sıkışın, gözlerine bakın. Onlar sizin kardeşiniz, anneniz babanız veya arkadaşlarınız olabilirdi. Ama temelde insanlar hiçbirisi kusursuz değil ve sahnenin heyacanlandırdığını elbette onlar da biliyorlar ve belli ölçüde tolerans gösterebilirler.

Heyecanlıysanız hemen sunuya girmeyin. Tebessüm edenlere karşılık verin. Özellkle en sevdiğiniz izleyicilere arada bir bakıp özgüven toplayın. Ancak sunuyu bazı kişiler gibi sadece o kişiye yapmayın. İzleyicilere o anda büyük bir olayla karşılaştıklarını ve gerçekten de sizinle müthiş bir saati ya da iki saati paylaşacaklarına inanın. Bunu onlara sunmaya geldiniz. Hayatlarını değiştirmeyecekseniz neden yapıyorsunuz ki bu işi 🙂

ÜNLÜ SAHNE IŞIKLARI
Eğer bir salonda izleyicilere hitap ediyorsanız, çakan fotoğraf flaşları ve aydınlatma ışıkları bazı yerlerde halkın yarısını görmenizi engeller. Lütfen bu duruma alışmak üzere sahneye çıkmadan önce gidip bir ışık kaynağı bulun ve ona gözünüzü alıştırmak için aralıklarla bakın. Gözbebeğiniz daha hızlı küçülüp büyüyecektir. Bu metodu profesyonel moda fotoğrafçıları da modellerin flashla göz kırpmasını önlemek için öncü flaşlarla alıştırarak sağlarlar.
Bunu yaptığınızda sahneye ilk çıkışınızda gözleriniz körelmiş halde merdivende takılmazsınız. Sahnenin ortasına kadar yürürken daha sakin olmanızı sağlar.

Sunum yaptığınız yer aşırı güneş alıyorsa, perde yoksa yerinizi değiştirmenin imkanı da yoksa yaratıcılığınızı kullanın. Ancak kesinlikle şartlara yenilmeyin. Ayakta izleyiciler varsa cam önlerine taşıyın onları ve nazik bir şekilde davet edin “Bana yakın olmak isteyenler lütfen buraya gelsin” gibi.

SİNİRLİ VEYA KÖTÜ NİYETLİ İZLEYİCİ
Unutmayın ki siz o anda herkese hitap ediyorsunuz . O tek kötü niyetli ve size hakaret eden, açığınızı arayan kişiye bağırdığınızda, hele hele mikrofonlarla bunu yaptığınızda müthiş bir tablo çizersiniz. İzleyiciler kendilerine bağırıyormuşsunuz gibi huzursuz olur. O kötü niyetli kişinin saldırıları ile başa çıkmak giderek güçleşir. En güzeli, sizin en önce soruyu hiç ama hiç kesmeden sabırla iyice dinlemenizdir. Sonra soğukkanlılıkla cevaplayın ve polemiğe girmeyin. Ayrıca bu gibi durumların çok uç noktalara taşınabileceğini bilerek, desteğine güveneceğiniz bir güvenliğin ve yardımcı yöneticinin olması baştan planlanmalıdır. Olay kontrolden çıktığında topluluğun desteğini alın ama olayı lütfen lince çevirmeyin.

TEKNİK ARIZA

Bilgisayarın takılması, sunumun yarım kalması, elektrik kesintisi veya hava koşulları gibi ani nedenlerle sunumunuz bozulursa elinden sahne araçları alınmış bir sihirbaz gibi paniğe kapılmayın. Gayet rahat başka bir etkinliğe geçin ve hiç yakınmayın. Siz çalışırkan bu sorun düzeltilebilir ve yine geri dönersiniz. Eğer çözülmezse de çok fazla eğilip bükülüp kızarıp bozarmayın var gücünüzle verebileceğinizin en iyisini verin. Sizin bu samimi çabanız karşılıksız kalmayacaktır.

SUNUMDA “………” LÜTFEN YAPMAYIN

• Beden Dilini Kötü Kullanmayın.
  El cepte gezmeyin. Aksine eller vücut dilinin en önemli parçasıdır. Aşırıya kaçmamak kaydıyla anlattıklarınızın şekillerini elle çizin. Büyük komedyenleri düşünün ve elleriyle anlattıklarını. İşitme engellilerin sadece elleriyle konuşmalarını inceleyin. Eller çok önemlidir.Hareketsiz durmayın. Bu size suikast yapmak isteyenlerin ve domates fırlatacak olanların işini kolaylaştırmaktan başka işe yaramaz! Şaka bir yana, gözü yormayacak bir hızda hareket etmek, hem sunuya dinamizm katar, hem salonun her yerine yaklaşmanızı sağlar ve hem de vücudunuzu gevşetir.
• Nefesinizi bir unsur olarak kullanın. Üzgün insanın, sıkkın insanın ve enerjik olanın nefesi farklıdır. Verdiğiniz örnekteki kişiler gibi nefes alın, elbette abartarak. Yorgunluğu, öfkelenmeyi ve durarak bekleyip nefes vermeyi kullandığınızda izleyicilerin bir çoğu kendi nefeslerini, o haldeyken neler hissettiklerini bedenlerinde farkında olmadan hatırlayacaklar ve bu durumdan kurtulmak için önerdiklerinizi daha iyi dinleyeceklerdir.
• Kimseye hakaret etmeyin, suçlamayın. Şaka yollu bile olsa bir grupla ya da rakiplerinizle dalga geçmeyin. Kısacası bel altı vuruş yapmayın. Bir izleyici kalkıp size küfür bile etse özsükunetinizi, saygınızı koruyun, bir topluluğun önündeyken toplum mahkemesinin hızlı infaz ettiğini ve hiç unutmadığını hatırlayın.
• Dış görünüşünüzde özensiz görünmeyin. Bununla mutlaka, takım elbise veya kadınlar için etek giyin demek istemiyorum. Elbette sunu yapacağınız yere ve gruba uygun giyinmek daha doğrudur. Ancak ne giyiyorsanız, temiz şık olsun. Saçlarınız ya da sakalınız, makyajınız, bedeniniz onlara gösterdiğiniz saygının ilk belirtisidir.
• Topluluğa gerekmedikçe karışık sorular sormayın. Evet, hayırla cevaplanabilecek, el kaldırılıp oylama yapılabilecek kapalı uçlu sorular sorun. Kargaşayla herkesin bir ağızdan konuşmasına neden olmayın.
• Sahnedeki görsel unsurların önünde durmayın. Mesela bir öğretmen sırtı tahtaya yüzü sınıfa dönükken yine de göstererek tahtayı kullanabilmelidir.
• Monoton bir ses tonuyla okumayın. Bu sizin sıradan olduğunuzu gösterir. Büyük insanların seslerindeki heyecanı hep duyarız. Ses enerji uyandıran bir araçtır. Bedenimizin müzik aletidir.
• Aynı şeyleri tekrarlamayın hatta özetlerken bile.
• İsterik bir halde kahkaha atmayın! Mikrofonlarda Olimpus’tan gelen korkunç bir Zeus kükremesine dönüşecektir. Bırakın onlar gülsün. Szi hiç kahkaha atan komedyen gördünüz mü? En iyi espriler mutlak bir sükunetle bitirilir. Salon kahkahaya boğulurken, siz o komedi unsuruyla ilgili asıl anlatmak isteğinizi sunarsnız. Asla konuyla bağlantısız, espri olsun diye espri yapmayın. İzleyiciler bunu isteseler, belki biraz daha pahalı olacak olsa da Cem Yılmaz’ın gösterisine giderlerdi.
• “Kusura bakmayın, bu kadar anlatabildim lütfen bana acıyın” şeklinde özür dilemeyin. Siz elinizden gelenin en iyisini yaptınız ve hatalarınız varsa düzelteceksiniz. Durumu kötüleştirmenin kimseye faydası yok.
• Sunum bitince bir kişinin sizi esir almasına izin vermeyin. Tek bir öğrenci ya da tek bir müşteri bunu yaptığında diğer tüm soru sormak, tebrik etmek isteyenler için bir duvar oluşturacaktır.
• Bilgisayar ekranına yapışıp kalmayın.
• Anlattığınız hikayelerin orijinal olmasına özen gösteri. Herkesin bildiği öykülerden uzak durun. Her ünlü satıcının öykü ve fıkra dağarcığı geniştir. İnsanlar kaliteli fıkra ve öykü dinlemekten hiç yorulmazlar. Bu nedenle yerel öyküleri toplayın, uzak ülkelerin hikaye masal ve fıkra kitaplarını da okuyun

BİLGİSAYAR SUNUSUNDA ANAHTAR BİLGİLER

• Bir sayfada bulunan 8 satırdan fazlası sunu değil kitaptır. Tek bir sayfada 8 satırı aşmayın.
• Okunaklı, anlaşılır yazıtiplerini tercih edin. Arial, Times New Roman, Verdana ve Tahoma kullanılabilir fontlardır. Bir profesyonel asla Comic Sans Ms kullanmaz. Sadece çocuklar için sunularda belki düşünebilirsiniz.
• Seçeceğiniz fonta bağlı olmakla birlikte, başlıkları 38-44 punto, yazıyı 28 punto gibi belirleyebilirsiniz.
• Tüm yazıları büyük harflerle yazmayın. Genelde cümlelerde olduğu gibi başlıkların kelimelerinin ilk harfini büyük yazmanız yeterlidir.
• İtalik yani yatık yazıdan mümkün mertebe uzak durun.
• Arkaplanda renk ya da görsel kullanıyorsanız, aşırı parlak göz alıcı renkler kullanmayın. Zıt renklere önem verin. Yazı ile taban zıt renklerde olmalıdır. Renkleri tasarruflu kullanın. 3 renkten fazlası ne elbisede şık durur, ne bina yapılır, ne de doğadaki canlılarda bulunur. Dikkat edin, evrensel bir renk kuralı vardır. Bir canlı ya da cansız genelde bir rengin tonlarını kullanır, tek rengin tonları değilse 2 bilemediniz 3 rengiyle sınırlıdır. İnsanların da göz, saç ve ten rengi öne çıkar. Ten rengiyle büyük sosyal gruplar oluştuğunu düşünecek olursanız insanlar için sunudaki taban renginin ne kadar hayati önem taşıdığını anlarsınız. Bu nedenle renklerin genel anlamını bilin. Kırmızı aşırı canlılık, tehlike (tabanda önermiyorum), sarı geçicilik (tabanda önermiyorum), mavi genişlik sükunet, kahverengi hızlanmak, yeşil güven, mor ruhsal rahatsızlık (tabanda önermiyorum), siyah ciddiyet, gizem, (karanlık odalar için çok önermiyorum) beyaz temizlik basitlik gibi. Lacivertin koyu bir tonu pek çok şirket için uygundur. Ancak şirket logosu veya renkleri belliyse bunları en azından slayt çizgilerinde ve yazı renklerinde kullanabilirsiniz.
  Öyleyse beyaz, lacivert, mavi, yeşil, gri, siyah gibi renkleri öncelikli kullanmalıyız.Hangi renkler birbiriyle uyumlu görmek için Colourlovers sitesinden yararlanabilirsiniz. Aşağıda zamanında büyük ressamların bulduğu uyumlu renkler var ki çok işinize yarayacaktır.
  http://www.colourlovers.com/blog/2007/06/20/color-inspiration-from-the-masters-of-painting/
• Slaytların geçişi sırasındaki geçiş efektlerini saptarken, izleyicileriniz çocuk ve gençse hareketli, değilse dümdüz sağdan, soldan geliş gibi hareketlerle sınırlayın.
• Kenarlardan yeterince boşluk bırakın. En arkada oturan kişinin, oturduğu yerden en alt satırı görebilmesi gereklidir. Önünüze uzun biri oturduğu için her slaydın son iki cümlesini okuyamadığınızı düşünün. Buna neden olmayın.
• Slaytlarda sadece yazı ya da sadece görsel kullanmayın. Farklı zeka türleri ve öğrenme şekilleri vardır. İkisi dengeli olmalı. Hatta küçük ses efektleri olmalıdır.
• Sununuz ya Microsoft Powerpoint’le hazırlanmalı ya da ücretsiz alternatifi olan OpenOffice gibi bir yazılımla hazırlanmalı ama mutlaka son kayıt formatında Powerpoint uyumlu olması tercih edilmeli.
• Yedek alın. Kendi notebookunuzla sunu yapacak olsanız bile aksilik durumları için (ya çalınırsa, bozulursa diyerek) bir CD / DVD’de, hafıza kartında hatta kendi kendinize gönderdiğiniz e-posta ile Internette yedek kopyasını alın. Bu kopya yine Powerpoint uyumlu .ppt, .pps uzantılı olmalıdır, gittiğiniz yerde açılabilmesi için.
• Tablolar kullanın, özetleyen ve açıklayan en güzel bilgiler tablolarla alınır.
• Grafikler kullanın. “Yüzde kaç başarı”, “kaç otomobil satıldı”, “bu kitabı okuyanların % kaçı beğendi” , “geçen yılla bu yıl arasındaki başarı karşılaştırması”, Bunları sadece yazılı değil grafiklerle de (chart) verin.
• Sunularda çok bilinmeyen kısa filmleri kullanmaktan çekinmeyin. Hatta video görüntülerini durdurup üzerinde konuşun. Bu işi duayeni ülkemizde “Dur!” diye bağırarak kritikler yapan Okan Bayülgen’dir 🙂 Elbette sunularla beraber filmleri yanınızda götürmeyi unutmayın. Bu filmler çoğu zaman sununuzun içine gömülmüş görünse de bağlantı / link olarak eklidir. Aynı klasörde taşınmaları gerekir.
• Herkesten farklı şablonlar kullanın. Çoğu kişi Microsoft Office içinde gelen sunu kalıplarını kullanır. Böylece ister istemez benzer olur sunular. Oysa bir tıklama ötenizde Microsoft’un ücretsiz şablonları bulunmaktadır. Hem bilgisayarınıza indirilip sununuza eklenmesi çok kolaydır.
  http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=FX100595491055&CTT=96&Origin=CL100632981055 adresine tıkladığınızda açılan şablonları inceleyin veya belli kelimelerle sizin için uygun şablonları bulun. Sonra “Karşıdan yükle” diyerek indirin ve kullanın.
• Türkçe’ye özen gösterin. İmla hataları özensizlik olarak nitelendirilir.
• Lazer işaretleyici / pointer kullanın. Özellikle sayfada grafik varsa tablolar bulunuyorsa ve kompleks şemalar varsa işe yarayacaktır.

SORULAR İÇİN ZAMAN AYIRIN

Bir çok sunum sorulara zaman kalmadan biter. Bu iyi değildir. İzleyicilerin bir bölümü sadece sorularını sormak için gelmiştir. Onlardan bu fırsatı almanız moral bozucu ve hayal kırıklığı uyandırıcıdır. Ancak soru kısmını, anlamsız zorlamayla, “size ayıp olmasın”, “salondaki genel müdür ne kadar zeki olduğunu görsün” diye sorulacak sorularla boğulacak kadar da uzatmamak gerekir. Sunumunuızun sonuna doğru ilgiyi hissedersiniz. Sunu başlarken yaklaşık bir değer verdiyseniz ona uyun. Söylemediyseniz ve sunum renksiz soluksuz geçtiyse, kimse soru sormayacak gibi duruyorsa, “şimdi soru zamanı” deyip öylece tek başınıza kalakalacağınıza “Süremizi aştık ben 10 dk. daha soru sormak isteyenler için buradayım” diyerek güzel bir teşekkürlerle bitirin. Bazı uzmanlar ise aniden “sorusu olan var mı şöyle harika duyulmadık birşeyler” diye sormanın dinleyicileri krize sokarak sessiz kalmalarına neden olacağını iddia ediyor!

Unutmadan! Sunumunu asla soru cevap ile bitirmeyin. Bu bölümden sonra, şık tazeleyici ve neler paylaştığınızı çok çok özetleyen, çok ama çok kısa etkileyici bir sonuç konuşması yapıp teşekkür etmeyi unutmayın.

DEĞERLENDİRME FORMLARI / ÇIKIŞ KAĞITLARI KULLANIN

Korkmayın bırakın sizi değerlendirsinler. Böylece gelişecek ve kapasitenizi daha iyi kullanacaksınız.

Olası değerlendirme sorularınız:

1) Sunuya izlemeye kendim geldim, şirket yolladı,
2) Konuşmacı alanında bilgi sahibiydi.
3) Sunu akıcıydı
4) Zaman yeterliydi. Konuşmacı süreyi iyi kullandı.
5) Bilmediğim şeyleri öğrendim.
6) Konuşmacıya öneriler
7) Bir başka sunusuna gitmek isterim.
8) Beden dilini iyi kullandı
9) Telaffuzları yerinde dili anlaşılırdı

Son Not:
Sunum yapmak demek, herşeyi bilmek demek değildir. Bu hangi dalda çalışıyorsanız çalışın, göreviniz ne olursa olsun, ünvanınınız Ord.Prof. bile olsa aynen geçerlidir.

Kaynakça:
http://www.cdromdata.com/tr/product_detail.asp?proID=6
http://www.effectivepresentationskills.com
http://www.the-eggman.com/writings/keystep1.html
http://www.etsu.edu/edc/EDC%20Training%20Handouts/Effective%20Presentations%20Skills.ppt
http://www.businessweek.com/smallbiz/content/dec2006/sb20061220_144107.htm?campaign_id=rss_topStories